Niszczarki do dokumentów nie są może artykułem pierwszej potrzeby dla biura (w przeciwieństwie do telefonu czy drukarki), niemniej każdemu w końcu będą potrzebne. Coraz bardziej doceniamy wartość informacji, szczególnie danych osobowych, stąd w ostatnim czasie coraz więcej regulacji, mających na celu te dane chronić. I do tego, między innymi, służą niszczarki.
Może dla większości ludzi jest to oczywiste, że dokumentów z danymi osobowymi klientów lub kontrahentów nie można po prostu wyrzucić do śmieci, niemniej czas od czasu w mediach pojawia się informacja, że jakiś lekkomyślny pracownik banku czy operatora telefonicznego wyniósł do kontenera cały karton umów, zawierających dane wrażliwe. Nawet jeśli dotyczą one nieaktualnych już umów, wciąż mają wartość. Przed ich wyrzuceniem należy je zawsze poddać obróbce w niszczarce.
Zależnie od wielkości naszego biura, może nam wystarczyć bardzo prosta niszczarka, rozmiarami zbliżona do kosza na śmieci. Przy większych instytucjach, gdzie ilość dokumentów rośnie wykładniczo, będziemy potrzebowali większy, bardziej wydajnych maszyn. Przed zakupem zwróćmy jeszcze uwagę na stopień tajności niszczonych dokumentów, ponieważ poszczególne modele oferują defragmentację papieru na różne wielkości. Im bardziej tajny dokument, tym mniejsze fragmenty muszą być tworzone przez niszczarki.
